Todo dentista que tem seu próprio consultório precisa aprender a ativar seu lado empreendedor. Afinal, para além das práticas odontológicas, o profissional autônomo precisa realizar a gestão de sua clínica, que nada mais é do que uma empresa. Assim, é preciso adquirir noções de finanças, recursos humanos, além de ser capaz de operar o fluxo de caixa, os pagamentos de tributos, gerenciar fornecedores e controlar os estoques dos materiais usados no dia a dia.
O grande desafio, porém, é que essas funções exigem conhecimentos e habilidades administrativas que, em geral, não são ensinadas nas faculdades de Odontologia.
Por isso é fundamental procurar cursos de atualização e que tragam bases sólidas para se sair bem em todas essas demandas, tornando-se, assim, um profissional mais completo. É interessante saber que existem muitos conteúdos grátis e de alta qualidade na internet, como os cursos oferecidos no Implantat, habitat educacional da S.I.N. Implant System.
Além disso, é fundamental a criação de um planejamento estratégico para sua clínica odontológica. Fazendo isso, as chances de ter um consultório de sucesso aumentam bastante.
Mas afinal, o que é um planejamento estratégico?
O planejamento estratégico nada mais é do que criar e projetar objetivos que ajudarão você a alcançar sua visão de longo prazo, estabelecendo objetivos e metas claros – com cronogramas – que são escritos e mensuráveis ao longo de um período de cinco anos.
No mais, o planejamento estratégico deverá incluir as soluções táticas para alcançar os objetivos traçados, diante das possibilidades reais da clínica e dos profissionais que nela atuam. Também deverá envolver prazos para execução dessas metas, considerando ações de curto, médio e longo prazos. Ou seja, o planejamento vai inserir métodos e processos para que os objetivos sejam alcançados.
Em outras palavras, o plano estratégico é uma forma de reconhecer a situação atual e fazer projeções para o futuro, funcionando como um verdadeiro guia para o sucesso. Essa visão ajuda na organização dos investimentos, na implementação de mudanças que ajudem na diferenciação diante da concorrência e também na identificação de pontos que merecem maior atenção.
Qual a importância do planejamento estratégico?
Um dos motivos que tornam o planejamento estratégico tão importante é que ele oferece um maior entendimento das suas metas. Nesse sentido, ao elaborar o plano, será preciso considerar uma série de características implícitas no funcionamento do consultório, partindo do princípio de sua localização geográfica (cidade e bairro em que está situado), além do público-alvo que se pretende atingir, verba disponível, procedimentos oferecidos e assim por diante.
É muito comum que uma clínica odontológica não consiga ter o fluxo financeiro adequado para se sustentar. Isso ocorre mesmo que, muitas vezes, os profissionais sejam competentes, pois a gestão pode ser realmente complicada e cheia de armadilhas, principalmente para aqueles profissionais que não se concentraram em traçar um plano.
Acima de tudo, o planejamento estratégico ajuda na longevidade do negócio. Uma das suas grandes vantagens é que ele vai aumentar a capacidade de verificação de eventuais falhas ou erros financeiros do seu consultório, antecipando correções de rota. Ou seja: trata-se de um importante instrumento para a manutenção da solidez e segurança financeira.
Missão, visão e valores: os pontos que devem vir antes do planejamento estratégico
A missão, a visão e os valores formam um poderoso instrumento de engajamento, divulgação e até de fidelização do público de um negócio. Este tripé forma, definitivamente, o DNA da sua clínica.
Quando as pessoas estão alinhadas com esses conceitos, é natural que se identifiquem com a empresa e se mantenham fiéis a seus produtos e serviços, por muito tempo. Assim, é preciso tê-los bem definidos antes de partir para a elaboração do plano estratégico. Saiba mais:
Missão
A missão de uma clínica odontológica está alinhada com o seu propósito maior, que vai além da obtenção de lucro. Quando falamos em missão de um consultório odontológico, é bem possível que ela esteja relacionada com a saúde e a autoestima dos pacientes. Afinal, os dentistas atuam por meio da educação, prevenção, tratamentos curativos e de reabilitação oral, a fim de melhorar a condição bucal dos pacientes.
Vamos lá, para definir de modo eficiente a missão da sua clínica, você deve, primeiramente, identificar as razões e os motivos pelos quais você resolveu abrir seu próprio negócio. E esta informação também vai servir para fundamentar as diretrizes do seu planejamento estratégico. Sim, a missão funciona como um norte para toda a jornada e existência de sua clínica!
Dica: para escrever sua missão, você pode ser simples e objetivo, sem maiores complicações. Seja claro e direto. E lembre-se: compartilhar sua missão com os seus colaboradores é crucial, todos devem saber claramente seus propósitos e utilizar esse conhecimento para embasar atitudes e decisões. Pense nisso!
Visão
Para definir a visão da sua clínica, você deve se perguntar aonde quer chegar, o que deseja que sua empresa se torne em alguns anos, e, ainda, em que direção toda a equipe deve canalizar seus esforços. Ou seja: a visão é um objetivo ou um conjunto deles.
Uma dica interessante para acertar na hora de definir a visão é tentar incluir nela tanto suas aspirações como inspirações. Vale ressaltar que a visão deve ser prática e realista, não esquecendo de que ela deve, no entanto, despertar orgulho nos seus colaboradores.
Alguns insights para desenvolver sua visão: ser a melhor clínica de Implantodontia do Brasil; atender a todas as especialidades da Odontologia em um só lugar, ter sedes em todas as capitais do Brasil, estar sempre à frente da concorrência, etc.
Vale dizer que quanto mais claras, tangíveis e realistas, mais suas metas terão chances de ser alcançadas.
Valores
A definição dos valores é igualmente fundamental para seu planejamento estratégico. Eles dizem respeito aos princípios e crenças da organização, sendo um guia interessante para nortear o comportamento e a forma pela qual o profissional e seus colaboradores vão se relacionar com os pacientes.
Como se não bastasse, tal como acontece na vida pessoal, valores fortes e bem fundamentados ajudam a nos manter resilientes e focados em nossa missão, e, do mesmo modo, em sintonia com nossa visão.
Ou seja, os seus ideais de atitude, comportamento e resultados devem estar presentes na relação da empresa com seus colaboradores, parceiros e público final.
Dica: para escrever seus valores tente ser criativo e único, fugindo de chavões batidos. Para lhe ajudar, vamos propor um exercício bem simples: se sua clínica fosse uma pessoa, por quais atitudes ela deveria ser conhecida, lembrada e admirada?
12 passos para a elaboração do planejamento estratégico
Com missão, visão e valores definidos, é hora de partir para o planejamento estratégico. Vamos lá!
1. Comece pelo diagnóstico da empresa
O primeiro passo é começar com o diagnóstico geral da empresa. Inicie elencando todos os detalhes do seu negócio e obtendo informações.
É importante deixar claro os principais conceitos envolvidos, de acordo com o potencial dos profissionais que estão por trás da clínica e a região onde está situada.
Obtenha dados relacionados ao faturamento, controle do estoque e estratégias de marketing que estão sendo utilizadas. O nível de produtividade interna, a satisfação dos colaboradores, as reclamações de clientes (e pontos de melhoria) também devem ser anotadas.
Além disso, identifique os pontos fortes e os pontos fracos do seu consultório. Pondere se há problemas estruturais, relacionados ao pessoal, ao marketing e assim por diante.
Nesta fase, organize todas as informações coletadas em planilhas e gráficos, como o Excel, por exemplo. Assim, você terá uma visão mais clara do seu negócio, comparando os resultados atuais com projeções futuras. Esse trabalho também pode ser feito com o auxílio de ferramentas de Business Intelligence e Big Data, disponíveis no mercado.
2. Analise o seu segmento de mercado
Depois de conhecer um pouco melhor a sua empresa por dentro, chegou a hora de analisar o seu segmento do mercado, pois o planejamento precisa considerar questões como a economia local, as demandas dos pacientes em sua região ou cidade e, até mesmo, a maneira pela qual os seus concorrentes estão se posicionando dentro do seu ramo.
Esse conhecimento vai lhe render algumas conclusões interessantes e pode oferecer as ferramentas necessárias para você definir ou realinhar o seu modelo de negócio e suas ações estratégicas. Isso será fundamental para a sua clínica conseguir atingir todo o seu potencial.
3. Conheça bem sua concorrência
Sabia que seus concorrentes podem ajudar você a entender qual é o padrão mínimo de funcionamento que você necessita para se sustentar no segmento? Ou, então, verificar qual o nível de atuação que sua clínica precisa adquirir para ter sustentabilidade?
Entenda que sua empresa não viverá apenas da sua própria infraestrutura, pois seus resultados serão fortemente influenciados pela concorrência. Ao analisar outros players do seu mercado, isso também vai possibilitar que você encontre brechas que possa ocupar para se destacar com procedimentos, produtos ou especialidades que não são bem atendidas na região.
4. Realize a chamada análise SWOT
Você quer ir mais a fundo também na análise interna da sua clínica? Então, você precisa conhecer a chamada matriz SWOT e incluí-la em seu planejamento.
O principal objetivo é traçar um diagnóstico estratégico para prevenir situações desfavoráveis, prever oportunidades e ressaltar pontos de diferenciação, que vão ajudar o seu negócio a crescer de forma sustentável. Entenda como funciona a análise clicando aqui.
5. Defina os seus principais objetivos
É preciso ter em mente os objetivos de curto, médio e longo prazos, com metas possíveis e valiosas para o seu negócio. Lembre-se, porém, que a área da Odontologia é bastante dinâmica e demanda modernização e atualizações constantes. Assim, seu plano deve ter flexibilidade.
6. Conheça muito bem seus pacientes
Conhecer bem os clientes também vai ajudar no planejamento estratégico. Existem no mercado softwares específicos para administrar agendamentos, remarcações ou, até mesmo, para checar o histórico de consultas e outras informações sobre hábitos de consumo daquele paciente.
Como se não bastasse, estes sistemas podem ajudar nas ações de marketing, pois permitem traçar um perfil do seu público, com base em informações individuais. Com poucos cliques, será possível segmentar pacientes por idade, gênero, local de moradia, ocupação, tratamentos realizados, ticket médio, nível de escolaridade e muito mais.
7. Invista em marketing e divulgação
Com a elevada concorrência de praticamente todos os segmentos do mercado, é quase impossível ter sucesso nos dias de hoje sem uma boa estratégia de divulgação, não é mesmo? Por isso, o seu planejamento estratégico precisa considerar um plano de marketing, com os recursos e as ações corretas, que serão adotadas para atrair e fidelizar o público.
Com base no diagnóstico de sua clínica, dados de mercado e dos hábitos dos pacientes, será muito mais fácil fazer isso. Por exemplo? É importante marcar presença nas principais redes sociais. Isso vai fortalecer sua marca e aumentar sua reputação. Além disso, ao ampliar a divulgação para um número maior de pessoas, você poderá atingir potenciais clientes que ainda não conhecem seu trabalho.
Para mais dicas, confira o curso “Marketing Odontológico”, sob orientação de Thaísa Passos, gerente global de marketing da S.I.N. Implant System e Mestre em Marketing Internacional. Gratuito, o curso está disponível no Implantat, basta clicar aqui.
8. Dê especial atenção às finanças
O seu fluxo financeiro funciona como o coração da clínica: ele garante sua existência.
Por isso, o aporte para montar uma clínica odontológica precisará estar muito bem definido, em todos os seus aspectos.
Basicamente, além da folha de pagamentos da equipe, há sempre compromissos financeiros a serem considerados, como os custos dos materiais e insumos que você precisa dispor para o funcionamento do consultório.
Uma ótima dica é fazer o curso “Planejamento Financeiro para Dentistas”, sob orientação do dr. Paco Fazito, cirurgião-dentista e Mestre em Administração de Empresas. Gratuito, o curso está disponível no Implantat, basta clicar aqui.
9. Conheça seus diferenciais competitivos
Para ter sucesso empreendendo como profissional na área de Odontologia, você precisa conhecer e explorar os seus diferenciais competitivos. Compreenda que sempre haverá uma grande equiparação de boa parte dos serviços oferecidos na sua clínica em relação ao mercado.
Sendo assim, é preciso um plano para crescer aos olhos de seu público. Se você é excelente em implantes e conta com os melhores materiais do mercado, por exemplo, utilize isso em suas ações de marketing.
10. Envolva sua equipe no planejamento
A equipe da clínica odontológica é um dos ativos mais importantes do seu negócio e você deve incluí-la nas ações práticas do dia a dia. Veja só, é importante refletir que cada integrante da equipe pode trazer ótimas ideias e visões diferentes do negócio – que podem até refletir em oportunidades para sua clínica crescer!
11. Prepare um cronograma de ações
Após analisar todas as questões anteriores, é importante traçar um planejamento de ações, estipulando prazos, para que todas as ações elencadas sejam efetivamente colocadas em prática.
Aqui vale a pena estipular o controle de tarefas, execução das ações, equipe ou colaborador responsável.
12. Elabore métricas de desempenho
Por fim, o planejamento estratégico é dinâmico e precisa acompanhar o que vai acontecendo com a empresa. Diante deste contexto, as métricas ou indicadores de desempenho – os KPIs – são muito importantes, pois ajudam a compreender como o negócio está indo por meio de números, que não mentem.
Saiba que muitos consultórios têm seus dados de desempenho centralizados em um software de gestão, o que poderá ajudar bastante na análise dessas métricas de seus resultados.
Você poderá utilizá-los, inclusive, para descobrir o quanto você está progredindo em direção às metas que traçou durante a execução do plano.
Fazendo isso, você vai otimizar a performance da empresa como um todo!
Conheça as outras categorias de planejamento
Sabia que existem outros tipos de planejamento que poderão também ser muito úteis no dia a dia? Olha só:
Planejamento tático ou gerencial
O planejamento tático ou gerencial tem a função de dar suporte ao negócio, definindo metas para cada área da empresa, como, por exemplo, marketing, recursos humanos, fornecedores, investimentos e assim por diante.
Planejamento operacional
Esta modalidade está relacionada com uma parte mais dinâmica do negócio. Na prática, é um verdadeiro passo a passo para a realização das operações diárias. E também acaba sendo uma opção interessante para acompanhar e analisar os números. Ou seja, como tem a ver com as atividades que acontecem no dia a dia, permite uma tomada de decisão mais rápida, porém não menos eficaz.
Planejamento financeiro e tributário
Outro elemento muito importante é o planejamento tributário e financeiro. Sabemos que estamos em um país bastante burocrático e mesmo as boas oportunidades do mercado podem ser minadas se o empreendedor não souber como administrar bem os valores e prazos de taxas e impostos.
Ele leva em conta as principais despesas, bem como os retornos financeiros obtidos com as consultas, as contas a vencer e tudo o mais que estiver relacionado com a parte econômica da empresa.
Obrigado por ter chegado até aqui! É uma grande satisfação para nós poder lhe ajudar ao máximo! Muito bem, agora que você já sabe como fazer o planejamento estratégico da sua clínica, poderá multiplicar suas chances de alcançar o sucesso!
